Dorong Implementasi Perangkat Lunak Perintah Kerja – Jadikan Mudah Digunakan

Manajemen perintah kerja adalah bagian penting dari setiap operasi pemeliharaan peralatan. Cara terbaik untuk mengelola perintah kerja adalah

dengan sistem perangkat lunak perintah kerja, atau program perangkat lunak CMMS. Manfaat perangkat lunak perintah kerja berbanding lurus dengan

tingkat penggunaannya. Ini berarti melibatkan semua personel perusahaan dengan sistem pada tingkat tertentu. Ini mengasumsikan bahwa CMMS

memiliki izin berbasis peran sehingga pengguna di berbagai tingkatan dapat

mengakses sistem sambil melindungi integritas data.

Tentunya, personel pemeliharaan harus menggunakan CMMS. Selain itu, personel non-pemeliharaan (pemohon) harus menggunakan sistem perintah

kerja untuk mengirimkan tiket perbaikan (permintaan kerja). Ini memberikan personil non-pemeliharaan tautan langsung ke pemeliharaan dan

memberdayakan mereka untuk mengomunikasikan kebutuhan perbaikan peralatan ke pemeliharaan secara formal.

Keengganan untuk menggunakan mempromosikan manpaat software baru adalah masalah umum. Di bawah ini adalah beberapa tips yang dapat meringankan masalah

dengan mendapatkan karyawan pemeliharaan dan non-pemeliharaan untuk menggunakan perangkat lunak perintah kerja.

Menyiapkan dan mengkonfigurasi perangkat lunak sangat penting. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika menyiapkan sistem manajemen pesanan kerja Anda.

Siapa Pengguna?

Siapa pengguna perangkat lunak dan bagaimana pengguna ini berinteraksi dengan perangkat lunak? Di bawah ini adalah daftar pengguna potensial dan peran mereka.

  • Manajer pemeliharaan: konfigurasi sistem, penerbitan dan verifikasi kerja, analisis dan pelaporan keandalan.
  • Teknisi perawatan: melihat dan menutup perintah kerja, tugas pemeliharaan preventif, meminta suku cadang, dan memeriksa komponen.
  • Manajer pabrik: Memperbaiki tiket, analisis dan pelaporan.
  • Membeli dan menerima konfigurasi pembelian, pesanan pembelian, penerimaan dan pencocokan faktur.
  • Pengawas manufakturing: memperbaiki tiket, entri downtime, analisis, permintaan pembelian, dan pemberitahuan acara (penerima).
  • Karyawan pabrikan: memperbaiki tiket, pemberitahuan acara (penerima).
  • Kontraktor luar: perintah kerja, permintaan pembelian.
  • Administrator basis data dan personel TI: konfigurasi dan perbaikan tiket.
  • Tenaga administrasi dan kantor: memperbaiki tiket, analisis dan pelaporan.

Mengidentifikasi siapa yang perlu menggunakan perangkat lunak dan mengapa merupakan langkah pertama yang penting yang memengaruhi peran, izin, konvensi penamaan, lokasi akses terminal, perizinan, dan dukungan. Langkah ini mungkin memiliki efek terbesar pada investasi awal dalam perangkat lunak.

Dalam beberapa kasus, masuk akal untuk mengelompokkan pengguna potensial. Sebagai contoh, semua karyawan manufaktur di departemen tertentu pada shift tertentu dapat menjadi satu grup yang berbagi login yang sama. Keuntungannya adalah lebih sedikit login yang harus dipertahankan. Kelemahannya adalah bahwa manajer pemeliharaan mungkin tidak tahu siapa yang menyerahkan tiket perbaikan.

Biasanya, yang terbaik adalah memberikan login masing-masing orang pemeliharaan sehingga hanya menampilkan daftar kerja untuk teknisi pemeliharaan tertentu. Ini mengurangi kekacauan layar dan memfokuskan teknisi pada tugas mereka sendiri. Ini juga mencegah penutupan atau pengeditan yang tidak disengaja atau disengaja dari perintah kerja teknisi lain.

Rencanakan Database Awal Peralatan dan Tugas Anda

Karena peralatan dan tugas adalah elemen utama dari sistem perintah kerja, penamaan item-item ini memerlukan perencanaan sebelum menambahkannya ke CMMS.

  • Tentukan bagaimana mengelompokkan peralatan. Haruskah Anda mengelompokkan berdasarkan kelas peralatan, lokasi, proses atau departemen? Pertimbangan yang cermat selama langkah ini membuat memfilter basis data peralatan besar jauh lebih mudah nantinya.
  • Demikian pula, kelompokkan tugas berdasarkan jenis tugas.
  • Gunakan konvensi penamaan yang umum dan diterima untuk peralatan. Kecuali jika Anda telah memberi label peralatan dengan nomor aset atau pengidentifikasi lain, yang terbaik adalah memberi nama peralatan dengan nama yang dapat dikenali oleh populasi pengguna terbesar. Misalnya, apakah teknisi perawatan baru akan memahami “Table-Top Conveyor # 3” atau “CONV3-998625TT” ?
  • Pertimbangkan bagaimana perangkat lunak menawarkan peralatan untuk seleksi kepada pengguna. Peralatan pengelompokan secara alfabet mengarah ke daftar peralatan yang lebih intuitif. Misalnya, mungkin semua konveyor harus dimulai dengan kata “Konveyor”. Berikut ini sebuah contoh: “Table Top Conveyor # 1” vs. “Conveyor – Table Top # 1” atau contoh lain, “Incline Conveyor #A” vs. “Conveyor – Incline #A”. Kasing mana yang membuatnya lebih mudah untuk menemukan item konveyor dalam daftar?

Terakhir, tentukan pengguna mana yang akan memiliki izin untuk menambahkan item data tingkat rendah atau global seperti peralatan, tugas, status pesanan kerja, prioritas pesanan kerja, jenis pesanan kerja, dan informasi spesifik pesanan kerja lain yang dapat digunakan kembali. Penting untuk membatasi akses ke item data tingkat rendah dan global ini untuk menjaga konsistensi dalam penamaan, menghindari duplikat atau duplikat dekat dan menggambarkan item data dengan benar.

Tentukan Platform Perangkat Lunak Terbaik

Platform apa yang terbaik untuk organisasi Anda? Berbasis Windows, berbasis web atau ponsel pintar? Mungkin kombinasi ketiganya sesuai. Jika demikian, bagaimana hal ini memengaruhi biaya lisensi dan dukungan? Lebih penting lagi, bagaimana hal ini memengaruhi aksesibilitas pengguna dan mendorong penggunaan perangkat lunak oleh sebanyak mungkin orang?

Berikut ini beberapa manfaat masing-masing.

  • Aplikasi desktop umumnya lebih responsif, kuat, dan andal.
  • Perangkat lunak berbasis web dapat diakses dari mana saja koneksi tersedia.
  • Aplikasi ponsel pintar baik untuk entri data cepat di lantai pabrik.

Berikut adalah beberapa negatifnya.

  • Aplikasi desktop mungkin memerlukan lisensi di setiap komputer (kecuali menggunakan server aplikasi atau cloud).
  • Konektivitas yang hilang adalah penghenti untuk perangkat lunak berbasis web. Perangkat lunak berbasis web biasanya lebih lambat daripada versi desktop.
  • Aplikasi telepon pintar umumnya tidak mampu mendukung seluruh CMMS.

Konsultasikan dengan departemen TI Anda; kemudian membahas persyaratan sistem, strategi cadangan database, dan potensi masalah konektivitas. Jalur akses sistem untuk jasa pembuatan software adalah faktor penting lainnya dan harus ditentukan di muka. Jalur akses potensial adalah:

  • Bengkel perawatan
  • Kantor manajer pemeliharaan
  • Lantai tanaman
  • Kantor depan
  • Departemen pengiriman
  • Di mana saja tiket perbaikan dikirimkan

Pertimbangkan Pengaturan Pengguna Default untuk Mempercepat Input Data

Pengaturan pengguna default memberikan konsistensi dalam input data dan mempercepat proses input data. Pengaturan ini harus mengisi informasi berdasarkan pengguna yang login. Misalnya, dalam kasus di mana personel non-pemeliharaan mengirimkan tiket perbaikan, mungkin bermanfaat untuk mengisi kolom Peralatan dan Tugas dengan tugas dan peralatan semu seperti “Lihat Komentar” . Meskipun kelompok pengguna ini mungkin tidak tahu nama item peralatan, mereka masih dapat mengisi bidang-bidang dasar yang diperlukan ini dengan sesuatu kemudian mengetik ke dalam Komentarbagian deskripsi masalah. Selain itu ID pengguna pemohon harus menautkan secara otomatis ke tiket perbaikan sehingga manajer pemeliharaan dapat menanggapi permintaan ini dengan tepat.

Tentukan Bagaimana Anda Akan Mengelola File Eksternal

File eksternal adalah file atau tautan lampiran file yang dikaitkan dengan sistem perintah kerja. Dalam perangkat lunak perintah kerja paling dasar, file-file ini adalah gambar. Demikian pula, perangkat lunak CMMS yang lebih canggih menawarkan kemampuan untuk menautkan file jenis dokumen apa pun ke perintah kerja. Contoh file dokumen adalah gambar, dokumen teks, video, halaman web, lembar kerja, manual OEM dan gambar AutoCAD.

Secara umum, cara terbaik untuk mengelola file-file ini adalah menempatkannya di folder yang ditentukan di server. Sebagai alternatif, mengklasifikasikan beberapa folder berdasarkan jenis atau penggunaan dokumen seringkali lebih masuk akal daripada menempatkan semua dokumen ke dalam satu folder. Hal penting yang dapat diambil di sini adalah aksesibilitas dan perlindungan dokumen-dokumen ini di server sehingga tersedia saat dibutuhkan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *